Düğün ve Davette LCV (Davetli Teyidi) için Yapay Zeka Arama

LCV neden hâlâ organizasyonların kör noktası?

Davetiye gönderildi. Salon rezerve edildi. Catering teklifi masada. Peki kaç kişi gerçekten geliyor?

Düğün organizasyonunun en kaotik aşamalarından biri, davetli listesine LCV yani "Lütfen Cevap Veriniz" sürecidir. 200 – 500 kişilik bir davet listesini elle telefon ederek taramak; gün içinde ulaşılamayan numaraları not etmek, akşam tekrar denemek, verilen bilgileri kağıda veya Excel'e aktarmak ve catering firmasına iletmek için yeniden derlemek ciddi bir operasyonel yük oluşturur.

Bu sürecin pratikteki görünümü şudur: aile bireyleri ya da organizasyon asistanı listeyi aralarında bölüştürür, her biri kendi notunu farklı bir formatta tutar. Biri "Amcalar üç kişi geliyor" yazar, diğeri "Hanım gelecek koca yok" not düşer. Menü tercihleri kimin sorduğuna göre değişir. Glutensiz veya vejetaryen gibi kritik diyet bilgileri listeye girmeyi beklerken catering firması kesin sayı istemektedir. Günler geçer, liste hâlâ eksik.

Düğüne 10 gün kala organizasyon firması ile salon koordinasyonu başlar, catering kesin kurver sayısını ister ve liste ancak o zaman tamamlanmaya çalışılır. Son hafta panik arama dönemi başlar.

Yapay zeka LCV araması nasıl çalışır?

Asistanim.ai'ın LCV modülü, davetli listesini CSV veya entegre sistemden alır ve outbound arama kampanyasını başlatır. Asistan her davetliyi doğrudan arar, kendini organizasyonun asistanı olarak tanıtır ve teyit konuşmasını doğal bir diyalog içinde yürütür.

Bir konuşmada asistan sırasıyla şunları toplar:

• Katılım teyidi: geliyorlar mı?
• Refakatçi sayısı: kaç kişi olarak gelecekler?
• Menü ve diyet tercihi: et, vejetaryen, glutensiz veya özel diyet var mı?
• Ulaşım veya konaklama ihtiyacı: servis kullanacaklar mı, otelde yer ayırtılsın mı?
• Varsa özel not: çocuk koltuğu, tekerlekli sandalye erişimi gibi.

Konuşma tamamlandığında bilgiler anında sisteme kaydedilir. Catering listesi gerçek zamanlı güncellenir. Organizasyon ekibi panelden her davetlinin durumunu, yanıt verme saatini ve notları görebilir.

Üç farklı davetli senaryosu

Davetli 1 – Telefona ilk aramada çıkıyor: Asistan kendini tanıtır. Davetli "İkimiz de geliyoruz" der. Asistan menü tercihini sorar, et seçilir. Konaklama ihtiyacı sorulur, gerek yok. Görüşme 90 saniyede tamamlanır, liste güncellenir.

Davetli 2 – Telefona çıkmıyor: Asistan 4 saat sonra tekrar arar. İkinci denemede de ulaşılamazsa kısa bir bilgilendirme SMS'i bırakır: "Merhaba, [Düğün Adı] davetlileri için teyit araması yaptık. Uygun olduğunuzda [numarayı] arayabilir ya da SMS ile yanıt verebilirsiniz." Yanıt gelirse sisteme işlenir.

Davetli 3 – Almanya'dan uluslararası davetli: Asistan Almanca olarak arar. Katılım bilgisini, menü tercihini ve uçuş gününe göre konaklama ihtiyacını Almanca konuşma içinde toplar. Davetli tarafında çevirmen ya da tercüme arayışı olmaz.

Kesin katılım sayısı neden bu kadar kritik?

Organizasyon sektöründe "yaklaşık sayı"nın yarattığı maliyet doğrudandır.

Catering firması kurver başı fiyat verir. 200 kişi için hazırlanan yemek 160 kişiyle karşılaşırsa 40 kurverlik israf olur. Kurver eksik kalırsa gece son dakika acil çözüm aranır. Her iki durum da maliyet ve itibar kaybı üretir.

Oturma planı aynı şekilde etkilenir. Masa düzeni, düğün günü çiftin sahneye göre görünürlüğü, aile ile yakın misafirlerin yerleşimi gibi detaylar doğru katılım sayısına ve refakatçi bilgisine dayanır. Belirsiz listeden masa planı yapmak, günler önce başlanan düzenlemenin son saat değiştirilmesine yol açar.

Ulaşım organizasyonu da bu veriyle çalışır. Kaç kişi servise binecek, otobüs kapasitesi yeterli mi, ek araç gerekiyor mu sorularının yanıtı ancak teyit edilmiş listeden gelir.

Tüm bu unsurlar; catering, kuver, oturma planı, ulaşım ve konaklama lojistiği, doğru LCV verisine bağlıdır. Bu veriyi son haftaya bırakmak ya da eksik toplamak organizasyonun kalitesini doğrudan etkiler.

Çok dilli davetli: destinasyon düğünü ve yurt dışı konuklar

Türkiye'de ve özellikle Antalya ile Muğla çevresinde düzenlenen destinasyon düğünlerinde davetli listesi birden fazla ülkeden oluşabilir. Avrupa'dan, Körfez'den veya Balkanlar'dan gelen konuklar LCV araması geldiğinde Türkçe konuşan bir asistanla karşılaşırsa teyit süreci başlamadan kopar.

Asistanim.ai 40'tan fazla dilde native düzeyde konuşur. Davetli listesine telefon numarasıyla birlikte dil tercihi girilebildiği gibi asistan ilk saniyede konuşmanın dilini algılayarak aynı aramada devam eder. Almanca, İngilizce, Arapça, Rusça veya Fransızca konuşan davetliler menü tercihlerini ve ulaşım ihtiyaçlarını kendi dillerinde bildirir. Organizasyon ekibi ise bu bilgileri merkezi panelde Türkçe olarak takip eder.

Destinasyon düğünleri için konaklama koordinasyonu da bu akışın parçasıdır. "Otelde yer ayırtalım mı?" sorusu konuşma içinde sorulur, evet diyen misafirlerin listesi anında çıkar. Otel bloğuna kaç oda ayrılacağını belirleme süreci günlerden saatlere iner.

Inbound: davetlinin geri araması

LCV sürecinin asıl kahramanı outbound arama olsa da davetliler zaman zaman geri arar. Konumu doğrulamak ister, törene saatle ilgili bilgi ister ya da menü değişikliğini bildirmek ister.

Inbound hattı da aynı asistan üzerinde çalışır. Davetli düğün organizasyonunun numarasını aradığında asistan telefonu alır, kim olduğunu anlar, sorusunu karşılar veya not eder. "Düğün salonu nerede, adres nedir?" gibi sık soruları bilgi tabanından saniyeler içinde yanıtlar. Menü değişikliği bildirimi sisteme kaydedilir. Ekibi işgal eden tekrarlayan sorular filtreden geçer, gerçek müdahale gerektiren talepler insan ekibine iletilir.

Organizasyon firması için ölçek: aynı anda birden fazla etkinlik

Bir düğün sahibi aile için LCV süreci tek seferlik bir efordu. Düğün ve etkinlik organizasyon firmaları için tablo farklıdır.

Aynı ay içinde beş farklı düğün veya kurumsal etkinlik koordine eden bir firma, her biri için ayrı LCV ekibi oluşturamaz. Elle yönetilen LCV, ya personel süresi tüketerek diğer işleri askıya alır ya da davetli listeleri birbirine karışır.

Yapay zeka LCV araması bu ölçek sorununu ortadan kaldırır. Her etkinlik kendi kampanyasıyla çalışır; asistan 10 etkinlik için aynı anda 10 farklı davetli listesini arayabilir. Organizasyon firması panelde her etkinliğin teyit oranını ayrı ayrı izler. Bir listede yanıt bekleyen davetliler varken diğer listede teyit tamamlanmış olabilir. Kapasite sınırı yoktur; yoğun sezon zirvesinde firmaya yeni personel alınmasına gerek kalmaz.

Düğün salonları da bu yapıdan yararlanır. Etkinlik öncesi detay teyidi, catering güncellemesi ve oturma düzeni revizyonu her düğün için ayrı outbound akışıyla yürütülür. Salon koordinatörü her akşam hangi etkinliğin teyit listesinin tamamlandığını panelden görür.

KVKK: davetli kişisel verisinin işlenmesi

LCV süreci kişisel veri işleme eylemini içerir. Davetli adı, telefon numarası ve diyet bilgisi kişisel veri kapsamındadır. Bu verinin toplanması, saklanması ve işlenmesi 6698 sayılı KVKK çerçevesinde ele alınmalıdır.

Asistanim.ai bu verinin işlendiği altyapıyı KVKK uyumlu olarak yapılandırır. Konuşma kayıtları şifreli ortamda saklanır. Davetli verisi yalnızca organizasyonun yetkili hesabına erişilebilir şekilde tutulur. Saklama süresi ve silme akışları organizasyonun politikasına göre yapılandırılır.

Organizasyon firmaları ve düğün salonları için bu uyum, yalnızca yasal yükümlülük değil kurumsal güvencedir. Davetli listesi; isimler, numaralar ve diyet bilgileriyle birlikte üçüncü taraf altyapıda işlendiğinde bu güvencenin belgelenmiş olması beklenir. Asistanim.ai'ın altyapısı bu beklentiyi kurulum aşamasından itibaren karşılar.